Onderhoud is in verhuur geen bijzaak. Het is een doorlopende verantwoordelijkheid. Producten worden intensief gebruikt, gaan door verschillende handen en moeten betrouwbaar blijven functioneren. Toch wordt onderhoud in veel verhuurbedrijven nog apart bijgehouden in agenda’s, Excel-bestanden of op papier. Dat lijkt werkbaar, tot het druk wordt. Dan ontstaat versnippering: de verhuurplanning staat in het ene systeem, onderhoud in het andere, en niemand weet zeker wat de status is.
Werk je nu nog met losse lijstjes? In onderhoudsplanning in verhuursoftware & APK planning zie je hoe je per verhuurobject onderhoudsdatums vastlegt en ze direct terugziet in je planning.
Als onderhoud niet goed is afgestemd op de verhuurplanning, kan het leiden tot last-minute problemen. Een product dat eigenlijk gekeurd had moeten worden, blijkt ineens toch ingepland. Of een item dat terugkomt met schade wordt te snel weer “beschikbaar” gezet. De gevolgen zijn bijna altijd hetzelfde: intern gedoe, klantteleurstelling en tijdverlies.
Onderhoud en beschikbaarheid zijn twee kanten van dezelfde munt. Een product dat in onderhoud is, is simpelweg niet beschikbaar. Door onderhoud onderdeel te maken van je verhuursoftware, maak je de status meteen zichtbaar in de planning. Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? In de video Verhuurplanning zie je hoe beschikbaarheid en onderhoud samenkomen in één overzicht. Dat betekent dat je niet afhankelijk bent van iemands geheugen of een losse notitie. Het systeem helpt je om automatisch realistischer te plannen.
Binnen Dotrental kan onderhoud direct gekoppeld worden aan individuele verhuuritems. Zodra een item in onderhoud gaat, wordt het geblokkeerd voor verhuur. Moet een item even uit de roulatie? Met een huurblokkade voor een product zet je het in een paar klikken tijdelijk op niet beschikbaar. Dat voorkomt dat een product per ongeluk toch gereserveerd wordt, juist op de momenten dat je team het druk heeft en fouten sneller ontstaan.
Voor veel verhuuritems zijn periodieke keuringen verplicht of sterk aan te raden. Denk aan veiligheid, betrouwbaarheid en aansprakelijkheid. Door keuringen vast te leggen binnen Dotrental ontstaat overzicht. Je weet wanneer de volgende keuring eraan komt, welke items aandacht nodig hebben en welke producten veilig en gereed zijn voor verhuur.
Dit werkt ook richting klanten. Een verhuurbedrijf dat onderhoud en keuringen zichtbaar op orde heeft, straalt professionaliteit uit. Klanten vertrouwen eerder op materiaal dat goed beheerd wordt en dat vertrouwen vertaalt zich vaak naar herhaalverhuur en aanbevelingen.
Wanneer onderhoud naast verhuur wordt bijgehouden, heb je twee werelden. Medewerkers moeten dan schakelen, controleren en dubbel registreren. Door het samen te brengen in één systeem verdwijnt veel “zoekwerk”. Alles wat met een item te maken heeft, is terug te vinden in dezelfde omgeving waarin je ook verhuur plant.
Dat maakt de dagelijkse routine eenvoudiger. Retour komt binnen, status wordt beoordeeld, en het item gaat pas terug naar beschikbaar wanneer het daadwerkelijk klaar is. Het systeem ondersteunt die discipline en voorkomt dat “beschikbaar” stiekem “nog niet gecheckt” betekent.
Wil je dat dit ook intern soepel loopt tussen balie en magazijn? Het orderoverzicht geeft je één centrale plek om orders en statussen terug te vinden.
Veel verhuurbedrijven beginnen met het vastleggen van een paar vaste onderhoudsmomenten, omdat dat direct het meeste effect heeft:
Controle na retour (snelle inspectie op schade en compleetheid)
Periodieke preventieve onderhoudsbeurt (slijtdelen, afstellen, smeren)
Keuringen volgens planning (veiligheid en compliance)
Reparatieblokkades als er iets mis is (voorkomen dat het item per ongeluk meegaat)
Onderhoud en keuringen voelen soms als extra administratie, maar ze bepalen direct je beschikbaarheid. Als deze informatie in een aparte agenda of spreadsheet staat, gaan planning en werkelijkheid vroeg of laat uit elkaar lopen. Door onderhoud en keuringen in dezelfde omgeving te plannen als je reserveringen, zie je meteen wanneer een object even niet inzetbaar is. Dat geeft je ruimte om vooruit te plannen in plaats van last-minute te moeten schuiven met klanten. Het wordt ook makkelijker om verantwoordelijkheden te verdelen, omdat iedereen dezelfde planning en status ziet. Zeker bij veiligheidskeuringen is dat fijn, omdat je minder afhankelijk bent van geheugen of losse notities. Een klein voordeel met groot effect is dat je omzetverlies voorkomt door onverwachte stilstand, simpelweg omdat je eerder blokkeert en beter voorbereidt. Combineer dit met een vaste checkroutine en onderhoud loopt vanzelf mee in je proces. Wil je dit netjes opzetten, start in de demo of neem contact op zodat we even meekijken.
