Als verhuurbedrijf begin je vaak met een Excel‑sheet, een pakbon hier, een betaalbewijs daar. Werkt prima—tot het niet meer werkt. Zodra je groeit, vermenigvuldigen fouten zich: dubbele boekingen, zoekgeraakte bonnetjes, onduidelijke btw en een boekhouding die achter je aan hobbelt. Precies hier maakt gespecialiseerde verhuursoftware het verschil. Wil je zien hoe de flow van reservering naar factuur werkt? Start de gratis demo en test het proces stap voor stap.
Verhuur is dynamisch: korte doorlooptijden, borgsommen, gedeeltelijke credits, verschillende betaalwijzen (online, PIN, contant) en het onderscheid tussen orderdatum en boekdatum (wanneer het object daadwerkelijk wordt gebruikt). Dat laatste beïnvloedt je rapportages, cashflow en btw‑momenten—dus wil je dit correct vastleggen in je systeem.
Een reservering rond? Dan zet je die na inname in één flow om van proforma naar definitieve factuur en verzend je die direct per mail. Geen overtypen, geen versie‑chaos. Dit proces is standaard in Dotrental: afronden, factuur definitief maken, klaar. Bekijk ook wat er allemaal in één verhuurreservering staat, zodat je administratie en controle eenvoudiger worden.
Online afrekenen verloopt via Mollie (o.a. iDEAL, kaart). Voor accountants fijn: elke transactie heeft een eigen ID en staat in de reservering, zodat je vanuit de boeking rechtstreeks naar de transactie kunt doorklikken. PIN en contant worden bovendien apart geboekt—handig voor de grootboekkoppeling.
Borg innen, bijwerken in de balans en na akkoord terugstorten: het kan allemaal uit dezelfde reservering, inclusief het zichtbaar houden van wat er wanneer met de borg gebeurde. Dat voorkomt losse bonnetjes en misverstanden bij de aflettering. Lees in de veelgestelde vragen hoe balansregels helpen bij borg, terugbetalingen en correcties zonder losse bonnetjes.
Dotrental biedt omzetoverzichten waarmee je filtert op periode, locatie of product. Je kiest of bedragen inclusief of exclusief btw worden weergegeven—consistente rapportages dus, ook als je met meerdere vestigingen werkt. En omdat boekdatum en orderdatum gescheiden zijn, kloppen je rapportages met de realiteit op de vloer.
De kracht zit in de keten: wat in je verhuursysteem gebeurt, belandt netjes in je boekhouding. Dotrental ondersteunt API‑koppelingen met externe boekhoudpakketten, waardoor facturen en betalingen automatisch worden doorgezet. Dit verlaagt foutkansen en bespaart uren die je anders kwijt bent aan handwerk. Bekijk hier hoe Dotrental de boekhouding voor je regelt.
Tip voor de inrichting: spreek met je boekhouder een eenduidige mapping af (grootboekrekeningen, btw‑codes, kostenplaatsen/locaties). Zo landt omzet per productgroep of vestiging meteen op de juiste plek en voorkom je correcties achteraf.
Stel: een klant verlengt midden in het weekend zijn huurperiode. In Excel leidt dat al snel tot losse notities en een vergeten meerprijs—met gedoe op de factuur. In Dotrental pas je de reservering aan, voeg je een balansregel toe en reken je het verschil af (online of bij de balie). De borg blijft inzichtelijk en bij het afronden verstuurt het systeem de definitieve factuur. De betaling en eventuele refund zijn terug te vinden via het transactie‑ID. Resultaat: een sluitende orderhistorie én cijfers die kloppen in de boekhouding.
Stroomlijn je factuurflow: werk altijd van proforma → definitief en verstuur vanuit de reservering.
Zet online betalingen aan: Mollie‑koppeling activeren; gebruik het transactie‑ID in je controle.
Gebruik balansregels voor mutaties: meerprijs, korting, restitutie en borgafhandeling altijd via de orderbalans.
Boekdatum vs. orderdatum: spreek intern af welke datum leidend is per rapportage.
Maak PIN en contant onderscheidend: laat ze gescheiden boeken i.v.m. je boekhoudkoppeling.
Dubbele invoer tussen systemen. Door de boekhoudkoppeling voorkom je overtypen; facturen en betalingen gaan automatisch mee.
Onvindbare betalingen. Transactie‑IDs staan bij de reservering en linken door; zo traceer je elke betaling bij controles of betwiste orders.
Borg blijft ‘zweven’. Werk met balansregels en de knop voor terugbetaling zodra de order op €0,00 staat. Dat houdt cash en administratie synchroon.
Verkeerde omzetperiode. Rapporteer op boekdatum om drukke weekenden en seizoenspieken realistisch te zien; gebruik orderdatum wanneer je pipeline‑inzicht wilt.
Boekhouden in verhuur wordt pas echt complex zodra je te maken krijgt met borg, deelbetalingen en wijzigingen. Het probleem is meestal niet de factuur zelf, maar de losse eindjes die ontstaan wanneer informatie verspreid staat. Zodra reservering, facturatie en betalingen niet meer één geheel vormen, wordt het een kwestie van controleren en herstellen. Door de reservering leidend te maken, wordt elke mutatie terug te volgen naar één boeking, en dat scheelt enorm in vragen en misverstanden. Het maakt ook gesprekken met je accountant eenvoudiger, omdat je sneller kunt uitleggen waarom iets is verrekend of terugbetaald. Bovendien werk je rustiger, want je hoeft niet meer te twijfelen of planning, factuur en betaling nog wel bij elkaar passen. De winst zit dus niet alleen in snelheid, maar vooral in betrouwbaarheid en minder herstelwerk achteraf. Werk met vaste stappen zoals proforma naar definitieve factuur en koppel alles per reservering, dan blijft je administratie ook bij wijzigingen overzichtelijk. Wil je dit in de praktijk zien, dan kun je de uitlegvideo’s bekijken of direct testen in de demo.
Proberen? Start de gratis demo of vraag een offerte aan—en ervaar hoe vlot je boekhouding meeloopt met je verhuur.
