In verhuur draait alles om timing. Producten gaan de deur uit, komen terug, worden schoongemaakt of gekeurd, en moeten vaak binnen een smalle tijdswindow weer klaarstaan. Zodra je assortiment groeit en huurperiodes elkaar vaker overlappen, wordt handmatig bijhouden al snel een recept voor stress.
Veel problemen in de verhuur ontstaan niet door gebrek aan inzet, maar door gebrek aan actueel inzicht. Een product dat per ongeluk dubbel wordt verhuurd, een item dat nog in onderhoud staat, of een set die niet compleet blijkt: het zorgt direct voor tijdverlies en ontevreden klanten. En het kost je team vooral energie op de momenten dat je die het hardst nodig hebt: tijdens piekdrukte.
Met realtime inventaris- en planningsoverzicht kun je:
dubbele boekingen voorkomen doordat beschikbaarheid direct wijzigt bij elke reservering
sneller offertes en aanvragen beoordelen, omdat je meteen ziet wat kan en wat niet kan
minder “brandjes blussen” doordat magazijn, planning en balie hetzelfde beeld hebben
beter plannen rond onderhoud, schoonmaak en transport
betrouwbaarder communiceren richting klanten: minder mitsen, minder uitzonderingen
Met het realtime inventarisoverzicht van Dotrental wordt elke wijziging direct verwerkt. Zodra een reservering wordt aangemaakt, aangepast of geannuleerd, past het systeem automatisch de beschikbaarheid aan. Hierdoor werkt iedereen binnen het bedrijf altijd met dezelfde informatie. Zie hier hoe het eruit ziet en hoe het werkt.
Per product (of item) wil je in één oogopslag kunnen zien:
beschikbaar (en voor welke periode)
verhuurd (met start- en eindmoment)
gereserveerd (toekomstig)
in onderhoud / geblokkeerd
op locatie A of B (bij meerdere vestigingen)
Door dit centraal bij te houden, verdwijnt het “even snel in Excel kijken” of “nog een appje naar het magazijn sturen”. Het antwoord staat al klaar.
Naast inventarisbeheer speelt planning een grote rol in het dagelijkse verhuurproces. De planning binnen Dotrental geeft een overzicht van lopende en toekomstige verhuur, zodat je vooruit kunt kijken en realistisch kunt plannen.
Dat helpt vooral bij:
piekperiodes (weekenden, seizoenen, evenementen)
last-minute aanvragen: snel beoordelen zonder gokken
wisselmomenten: wanneer moet iets klaarstaan, wanneer komt het terug?
capaciteit in het team: wanneer is er extra magazijn- of transportdrukte?
Een goede planning is geen “kalender om naar te kijken”, maar een cockpit: hij helpt je om tijdig te sturen.
De meeste ruis ontstaat wanneer verschillende afdelingen met verschillende bronnen werken. De balie heeft een lijst, planning heeft een eigen overzicht, magazijn gebruikt een whiteboard en iemand bewaakt “de echte waarheid” in zijn hoofd.
Dotrental haalt die versnippering weg doordat alle afdelingen in hetzelfde systeem werken. Verkoop, planning en magazijn kijken naar dezelfde reserveringen, dezelfde productstatussen en dezelfde beschikbaarheid. Dat voorkomt misverstanden en maakt het werk rustiger.
Een systeem is zo goed als de afspraken eromheen. Met deze stappen maak je het werkbaar:
Maak productcategorieën logisch
Groepeer je assortiment zodat filteren en zoeken snel gaat.
Leg statussen vast die echt in je proces passen
Denk aan “in onderhoud”, “gereserveerd”, “verhuurd”, “geblokkeerd”, “op locatie”. Bekijk hier de uitleg en hoe je dit gebruikt met Dotrental.
Werk met vaste momenten voor retour en controle
Bijvoorbeeld: retour binnen, snelle check, daarna pas “beschikbaar”.
Plan buffertijd waar nodig
Schoonmaak, keuring of voorbereiding kost tijd. Door die tijd als realiteit te behandelen, voorkom je teleurstelling.
Maak één regel voor wijzigingen
Wijzigingen gaan altijd via het systeem, niet via “mondeling akkoord”. Dat houdt je planning betrouwbaar.
Train het team op één werkwijze
Als één persoon tóch “even buiten het systeem om” werkt, lek je betrouwbaarheid weg.
Valkuil: items worden te snel weer “beschikbaar” gezet
Oplossing: maak retourcontrole een vaste stap, niet optioneel.
Valkuil: uitzonderingen worden niet geregistreerd
Oplossing: ook een last-minute blok of defect hoort in het systeem.
Valkuil: locatie-informatie klopt niet
Oplossing: spreek af wie items mag verplaatsen en hoe dat vastgelegd wordt.
Stel: je verhuurt 10 partytenten, 40 statafels en 200 stoelen. Op vrijdagmiddag komt een aanvraag binnen voor zaterdag. Handmatig checken betekent bellen, zoeken, lijstjes vergelijken. Met realtime overzicht zie je direct: wat is vrij, wat komt nog terug, wat staat in onderhoud, en of je het logistiek redt.
Het resultaat: sneller “ja” zeggen als het kan, en sneller “nee” of “alternatief voorstel” als het niet kan. Dat is professioneel, en het voelt voor klanten ook zo.
Realtime overzicht is één van de snelste manieren om rust te brengen in je verhuurproces. Als balie, planning en magazijn allemaal naar hetzelfde beschikbaarheidsscherm kijken, verdwijnen misverstanden bijna vanzelf. Je ziet niet alleen wat er verhuurd is, maar ook wat geblokkeerd staat, wat terug moet komen en wat in onderhoud zit. Daardoor hoef je minder vaak “voor de zekerheid” nee te verkopen, omdat je direct de feiten ziet. Het werkt het beste wanneer je duidelijke statussen gebruikt en wijzigingen altijd via het systeem laat lopen. Dan blijft je planning betrouwbaar, ook wanneer klanten last-minute verlengen of extra’s toevoegen. Dit is extra belangrijk als je wilt groeien, want meer producten of meer locaties betekent dan niet meer chaos, maar juist meer grip. Veel teams merken dat de interne communicatie verbetert, simpelweg omdat iedereen dezelfde informatie deelt. Wil je dit in actie zien, bekijk dan de uitlegvideo’s of loop door de demo.
