Borg is de airbag van je verhuurbedrijf: je hoopt hem nooit nodig te hebben, maar als het misgaat wil je dat hij meteen werkt. Toch ontstaat “borg-gedoe” zelden door de borg zelf, maar door onduidelijkheid: wanneer betaal je hem, wanneer krijg je hem terug, en wat gebeurt er bij schade, te laat terugbrengen of verlengen?
In dit artikel krijg je een praktisch borgbeleid met 6 scenario’s die je vooraf kunt vastleggen, communiceren en (waar mogelijk) automatiseren.
Borg
Een bedrag dat je tijdelijk vasthoudt als zekerheid. Bij netjes retourneren: terug. Bij kosten: (deels) verrekenen.
Aanbetaling
Een (deel)betaling van de huurprijs om de reservering te bevestigen. Dat is dus omzet (of wordt dat), niet “tijdelijk parkeren”.
Eigen risico / verzekering
Afspraken over wie betaalt bij schade, tot welk bedrag, en onder welke voorwaarden. Dit staat los van borg, maar in de praktijk lopen ze vaak door elkaar. Maak je taal dus consistent.
Voordat je de scenario’s in duikt, kies je deze 5 dingen:
Hoeveel borg?
Vast bedrag per categorie (bijv. aanhanger, camera, machine)
Percentage van nieuwwaarde (voor high-value items)
Variabel op basis van klanttype (zakelijk/particulier) of risico
Wanneer innen?
Bij online reserveren (rust en zekerheid)
Bij afhalen (klassiek, maar meer “baliewerk”)
Bij bezorgen (duidelijk moment in de planning)
Hoe innen?
Online betaling / bank
Pin / kaart
Liever niet: grote cashbedragen (lastig te beheren en te verantwoorden)
Wanneer terugbetalen?
Kies een vaste termijn die je altijd communiceert, bijvoorbeeld: “binnen X werkdagen na retour en controle”.
Wat mag je verrekenen?
Leg vooraf vast wat wel en niet kan: schade, vermissing, reiniging, te laat, brandstof, ontbrekende accessoires, administratiekosten, enzovoort.
Wat gebeurt er?
Retour op tijd, compleet, geen schade. Borg terug.
Wat je vooraf afspreekt:
Wanneer controleer je (direct bij inname of binnen X uur/dag)?
Binnen welke termijn betaal je terug?
In de reservering werk je met duidelijke stappen: bevestig afhalen, teruggebracht door klant, en daarna reservering afronden.
Bij afronden kun je de factuur verwerken en de eventuele borg terugstorten (iDEAL).
Borg “zweeft” niet los: je houdt alles bij in de orderbalans via balansregels.
Voorbeeldtekst (mail):
“Dankjewel! We hebben alles compleet en in goede staat ontvangen. Je borg storten we binnen X werkdagen terug.”
Wat gebeurt er?
Er is schade, iets ontbreekt, of er is defect.
Wat je vooraf afspreekt:
Wanneer is schade “klein” (vast bedrag) en wanneer via offerte?
Hoe bewijs je het (checklist, foto’s, notities)?
Wat als kosten hoger zijn dan borg?
Je stelt borg per product in en verwerkt schade-afhandeling via balansregels: je kunt na inspectie automatisch crediteren of een deel inhouden via balansregels.
Balansregels kun je ook gebruiken voor extra kosten en terugbetalingen, en ze worden aan de factuur toegevoegd.
Voor onderbouwing is er een logboek: wijzigingen en acties rond de boeking worden automatisch gelogd.
Wat gebeurt er?
Retour later dan afgesproken.
Kies één model (en communiceer dat):
Model A: extra huur (meest logisch)
Model B: boete (kan, maar wees extra helder)
Is er een openstaand bedrag? Dan kun je vanuit de boeking een betaalverzoek e-mail sturen.
Correcties, meerprijs of “te laat”-kosten verwerk je via balansregels, zodat je administratie klopt zonder losse notities.
In de reservering heb je alles in één scherm: huurperiode, betaalstatus en acties (zoals bevestigingsmail of betaalverzoek).
Voorbeeldtekst:
“Omdat de retour later is, rekenen we [extra dagdeel/dag]. Dit verrekenen we met de borg en je ontvangt een specificatie.”
Wat gebeurt er?
Klant wil langer huren. Mooi, maar alleen als het item beschikbaar is.
Wat je vooraf afspreekt:
Verlengen kan alleen na bevestiging (beschikbaarheid).
Tarief bij verlengen (zelfde tarief, of nieuw tarief vanaf moment X).
Wanneer borgbedrag wijzigt (bij langere huur of risicovoller gebruik).
In Dotrental pas je de reservering aan, voeg je een balansregel toe voor het verschil en kun je het verschil laten betalen (online of aan de balie).
Alles blijft gekoppeld aan dezelfde order: borg, betaling en de uiteindelijke factuurflow.
Voorbeeldtekst:
“Verlengen kan als het item beschikbaar is. We bevestigen dit per mail. Eventuele extra huur verwerken we direct in je reservering.”
Wat gebeurt er?
Klant annuleert laat of komt niet opdagen.
Belangrijk: borg is meestal niet je annuleringsinstrument. Daarvoor is aanbetaling/annuleringsfee beter.
Wat je vooraf afspreekt:
Tot wanneer gratis annuleren?
Welke fee bij late annulering/no-show?
Wat gebeurt er met al betaalde bedragen?
In Dotrental kun je in de boeking annuleren en een annuleringsmail versturen.
Terugbetalingen (zoals borg-teruggaaf of restitutie bij annulering) kun je verwerken via balansregels.
Online betalingen lopen via Mollie en per reservering kun je transacties terugvinden via het transactie-ID (handig bij controle of vragen achteraf).
Voorbeeldtekst:
“Borg is bedoeld als zekerheid tijdens de huur. Bij annulering gelden de annuleringsvoorwaarden: [kort]. Eventuele restitutie verwerken we volgens die voorwaarden.”
Wat gebeurt er?
Klant betwist schade, kosten of “te laat”-regels.
Wat je vooraf regelt:
Bewijsset (checklist, foto’s, tijdstempels)
Tijdlijn (wanneer melden, wanneer definitieve afhandeling)
Escalatie (wanneer een offerte/rapport, wanneer factuur, wanneer incasso)
In Dotrental heb je per reservering een helder overzicht en kun je acties uitvoeren vanuit één scherm (wijzigen, mailen, betaalverzoek, afronden).
Het logboek laat zien wie wat heeft aangepast en wanneer. Dat is goud waard bij “maar dat was niet afgesproken”.
Transactiegegevens zijn terug te vinden via Transacties (met doorklik naar Mollie), zodat je betalingen kunt onderbouwen.
Voorbeeldtekst:
“We hebben de constatering vastgelegd en verwerkt in de order. Op basis daarvan komen we uit op €[bedrag]. Als je aanvullende informatie hebt, reageren we daar binnen [termijn] op.”
Borg is zelden het echte probleem, onduidelijkheid is dat wel. Discussies ontstaan vooral wanneer klanten niet precies weten wanneer ze borg terugkrijgen of wat er gebeurt bij schade, te laat retour of een wijziging. Daarom bestaat een goed borgbeleid altijd uit twee onderdelen: duidelijke afspraken én een proces dat die afspraken consequent uitvoert. Als borg gekoppeld is aan de reservering, kun je elke stap uitleggen, van innen tot (deel)terugbetalen of verrekenen. Dat voelt eerlijk voor de klant en het geeft jouw team houvast, omdat niemand op gevoel regels hoeft toe te passen. Neem juist de uitzonderingen mee in je beleid, want verlengingen, extra opties en annuleringen zijn de momenten waarop misverstanden ontstaan. Hoe beter je dit vooraf vastlegt, hoe minder handmatige correcties je achteraf hoeft te doen in facturen en betalingen. Dat scheelt tijd, maar ook energie, omdat je werkt met feiten in plaats van herinneringen. Wil je je borgproces strak zetten, dan kun je meteen testen in de demo of contact opnemen zodat we even meedenken.
